1. Rekisterinpitäjä
Silta-Valmennusyhdistys ry (y-tunnus 1618557-2)
Vehnämyllynkatu 4, 33100 Tampere
2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot
Maiju Uotila
maiju.uotila@siltavalmennus.fi
040 7021 237
Vehnämyllynkatu 4, 33560 Tampere
Tietopyyntöihin liittyen yhteyshenkilönä toimii asiakkaan työntekijä.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja tietojen käsittelyn peruste
Asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tukea Silta-Valmennusyhdistyksen asiakastyötä – palvelun toteuttamista, suunnittelua ja kehittämistä. Tietoja voidaan käyttää sekä yksittäisten henkilöiden asiakassuhteen toteuttamisessa ja palvelusuunnitelman laatimisessaettä yleisemmin eri palvelutoimenpiteiden pidemmän aikavälin suunnittelussa ja toiminnanarvioinnissa. Tietoja voidaan käyttää myös raportointiin, tilastointiin, laskutukseen ja maksusuorituksiin.
Tietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan suostumus ja lakisääteinen velvoite. Erityisiä henkilötietoja käsitellään asiakkaan nimenomaisella suostumuksella.
Keskeinen lainsäädäntö:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 2007/159
- Laki yksityisistä sosiaalipalveluista 2011/922
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 1992/785
- Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015/214
- Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 2005/566
- Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298
4. Tietolähteet
Asiakkaasta kerättävät tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Tiedot kerätään asiakkaan alkuhaastattelussa ja tietoja päivitetään palvelujen toteuttamisen yhteydessä.
Asiakastietoja voidaan joissain tapauksissa saada myös viranomaisilta. Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot (ks. kohta 10).
5. Kerättävät tiedot
Asiakasrekisteri sisältää muun muassa seuraavia tietoja:
a) Perustiedot
Nimi, Sähköpostiosoite, Postiosoite, Puhelinnumero, Henkilötunnus, Syntymäaika, Kansalaisuus, Siviilisääty, Äidinkieli, Pankkitili
b) Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
Asiakkuuden alkamispäivämäärä, Asiakkuuden päättymispäivämäärä, Osallistumistiedot eri Silta-Valmennusyhdistyksen yksiköiden palveluihin, Tiedot suunnitelmista ja palvelujen toteutumisesta, Läsnäolotiedot, Asiakaskohtaiset muistiot ja lisätiedot
c) Muut tiedot
Tiedot asiakkaan perhetaustasta ja kotitaloudesta, Tietoja asiakkaan käyttämistä sosiaali-, terveys- ja työvoimapalveluista, Tietoja asiakkaan koulutustaustasta, Tietoja asiakkaan työhistoriasta, Tietoja asiakkaan päihdehistoriasta, Tietoja asiakkaan rangaistushistoriasta, Tietoja asiakkaan terveydentilasta, Asiakkaan antamia itsearviointitietoja
d) Laskutukseen ja maksatukseen liittyvät tiedot
Vuokranmaksutiedot, Asumis- ja toimeentulotuen maksutiedot, Maksuhäiriöt
6. Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen suojaamisen yleiset periaatteet
Asiakasrekisteriin tallennettavat asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Jokainen tietoja käsittelevä henkilö allekirjoittaa salassapitosopimuksen tietojen käsittelystä.
Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävien kannalta käsittely on tarpeellista. Sähköinen asiakastietojärjestelmä sisältää oman käyttäjätunnistejärjestelmän. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän, työharjoittelijan tai alihankkijan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Pääsy on suojattu sekä teknisin, että organisatorisin keinoin. Kun henkilö ei enää tarvitse käyttöoikeuksia asiakashallintajärjestelmään, poistetaan henkilön tunnus. Asiakastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.
Mahdolliset asiakastyön yhteydessä syntyvät, asiakkaita koskevat asiakirjat ja niiden sisältämät arkaluonteiset, luottamukselliset ja salassa pidettävät tiedot säilytetään lukitussa, tälle tarkoitukselle nimenomaisesti varatussa tilassa.
Silta-Valmennusyhdistyksen henkilöstö on koulutettu ja koulutetaan jatkuvasti huolehtimaan asiakkaidensa tietosuojasta. Ulkopuolisten tahojen (esimerkiksi järjestelmätoimittajat), joilla on pääsy asiakastietoihin, kanssa on tehty sopimukset tietojen käsittelystä lain edellyttämällä tavalla.
7. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset
Pääsääntöisesti asiakastietoja ei luovuteta edelleen.
Poikkeuksena tietojen luovuttamiseen on rahoitukseen ja palvelutoimintaan liittyvät, tilintarkastuksen tai hankerahoitustarkastuksen yhteydessä asianomaisille viranomaisille tehtävät tietojen luovutukset. Viranomaisia voivat olla esimerkiksi ELY-keskukset, Työ- ja elinkeinoministeriö, Oikeusministeriö ja Rikosseuraamuslaitos sekä kunnat ja kaupungit, joiden kanssa Silta-Valmennus-yhdistyksellä on sopimus palvelun tuottamisesta.
8. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.
9. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tämän jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan. Noudatamme henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita.
10. Asiakkaan oikeudet
10.1 Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Joissain tapauksissa tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa tietosuojavastaava tai hänen siihen nimeämä henkilö. Tarkastusoikeuden käyttäminen on kerran vuodessa maksutonta.
10.2 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käyttötarkoituksen kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun asiakas odottaa Silta-Valmennusyhdistyksen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Korjauspyyntö, käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tai pyyntö poistaa tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Asiakkaan tulee todistaa henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.
Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, asiakasrekisteriin tehdään korjaukset ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi.
Pyynnöt käsitellään aina tapauskohtaisesti. Mikäli Silta-Valmennusyhdistyksellä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus säilyttää tiettyjä tietoja, niitä ei voi poistaa.
10.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
11. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä Silta-Valmennusyhdistykseen postitse, osoitteeseen:
Silta-Valmennusyhdistys ry / Asiakasrekisteri, Vehnämyllynkatu 4, 33560 Tampere.
Asiakasta voidaan tarvittaessa pyytää täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja asiakkaan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.